Het schrijven van een briefing voor je internetbureau

Wanneer je een nieuwe website of webapplicatie wilt laten bouwen, is een van de belangrijkste stappen het schrijven van een duidelijke en effectieve briefing voor het internetbedrijf waarmee je samenwerkt. Of je nu een winstgevende of non-profitorganisatie bent, een goed opgestelde briefing zal niet alleen het project succesvol maken, maar ook ervoor zorgen dat het eindresultaat aansluit bij je doelen. Hier is hoe je dit proces aanpakt om ervoor te zorgen dat de communicatie soepel verloopt en het resultaat aan je verwachtingen zal voldoen. 

1. Begin met je doelstellingen

De eerste stap bij het schrijven van een briefing is om duidelijk te zijn over je doelen. Waarom heb je deze website nodig? Welke specifieke resultaten wil je bereiken? Ben je gericht op het vergroten van de betrokkenheid, het stimuleren van donaties, het verbeteren van de gebruikerservaring of het beter presenteren van je diensten?

Door je doelstellingen duidelijk te schetsen, geef je het ontwikkelingsteam een sterke basis om mee te werken. Enkele belangrijke vragen om te beantwoorden zijn:

• Wat is het primaire doel van de website?

• Wie is je doelgroep en welke acties wil je dat ze ondernemen?

• Zijn er specifieke bedrijfs- of organisatiedoelen verbonden aan dit project (bijv. meer traffic, conversies of betrokkenheid van donoren)?

2. Beschrijf je organisatie

Help je internetbureau te begrijpen wie je bent. Een kort overzicht van je organisatie, of het nu een winst- of non-profitorganisatie is, geeft hen een beter beeld van je missie, je waarden en je merkpersoonlijkheid. Neem daar het volgende in op:

• Een korte beschrijving van wat je organisatie doet.

• De unieke verkoopargumenten (USP's) of belangrijkste onderscheidende kenmerken van je organisatie.

De tone of voice en kernboodschap van je merk.

Deze context zorgt ervoor dat de website uw merk weerspiegelt en vanaf het begin aanslaat bij uw publiek.

3. Definieer de reikwijdte en functionaliteit

Het is essentieel om specifiek te zijn over de functionaliteit die je voor je website voor ogen hebt. De gewenste functionaliteit bepaalt voor een groot deel het benodigde budget dus vermeld duidelijk de belangrijkste functionaliteit die moet worden gerealiseerd. Enkele voorbeelden:

• Een contentmanagementsysteem (CMS) om je website eenvoudig bij te werken.

• E-commercemogelijkheden als je producten of diensten verkoopt.

• Donatie- of betalingsverwerkingsfunctionaliteit als je een non-profitorganisatie bent.

• Gebruikersaccounts of ledenlogins als de site een extranet voor werknemers of leden bevat.

• Integratie met externe tools of services (zoals CRM-systemen en  mailinglijsten zoals Mailchimp).

Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn over wat de website moet doen. Dat  voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat het internetbureau de exacte functionaliteit levert die je voor ogen hebt.

4. Geef voorbeelden voor het grafisch ontwerp

Zelfs als je geen designer bent, is het belangrijk om je voorkeuren te delen als het gaat om het grafisch ontwerp van je website. Deel ideeën over:

• Wat de huisstijl van je merk is, zoals de te gebruiken kleuren en lettertypes.

• Welke logo's en afbeeldingen moeten worden opgenomen.

• Voorbeelden van websites die aansluiten bij je visie en die je vindt passen bij jouw organisatie.

Dit hoeft zeker niet al te technisch te zijn, maar moet wel een idee geven van de richting waarop het grafisch ontwerp moet worden gerealiseerd. 

6. Stel een realistisch budget en tijdlijn op

Het is belangrijk om open te zijn over je beschikbare budget en de verwachte tijdlijn. Dit stelt het internetbureau in staat om oplossingen voor te stellen die binnen jouw bandbreedte passen en dar zorgt meteen vanaf het begin voor transparantie. Wees duidelijk over:

• Je totale budget voor het project (inclusief eventuele ondersteuning na de lancering).

• Je ideale tijdlijn voor voltooiing, inclusief belangrijke mijlpalen (bijv. bètatests, definitieve deployment/live gaan).

Als je een krappe deadline hebt, leg dan uit waarom en bespreek hoe dit de reikwijdte van het project kan beïnvloeden. Een goed internetbedrijf helpt je  bij het prioriteren van de meest kritieke onderdelen voor de lancering en zorgt ervoor dat de overige functionaliteit vervolgens in een later stadium  geleidelijk wordt ingevoerd.

7. Leg je goedkeuringsproces uit

Laat je internetbureau weten hoe beslissingen worden genomen en wie de belangrijkste belanghebbenden in het project zijn. Duidelijke communicatie over het goedkeuringsproces helpt vertragingen te voorkomen en zorgt ervoor dat het project soepel verloopt. Denk aan:

• Wie is het primaire aanspreekpunt voor het project?

• Hoe wordt feedback verzameld van interne teams?

• Wat zijn de belangrijkste fasen waarin goedkeuringen vereist zijn (bijv. ontwerp mockups, bètatests, definitieve goedkeuring)?

Een goed gestructureerd goedkeuringsproces stelt het development team in staat efficiënt te werken en zorgt ervoor dat het project op schema blijft.

8. Plan voor ondersteuning na de lancering

Websites hebben na de lancering voortdurend onderhoud en ondersteuning nodig. Beschrijf in je briefing wat voor soort services je na de lancering nodig hebt. Denk daarbij aan:

• Training voor je team over het gebruik van het CMS en het beheren van content.

• Onderhoudsplannen voor beveiligingsupdates, bugfixes of optimalisatie van de performance.

• Analytics en rapportage om de prestaties van de site te volgen en toekomstige verbeteringen te begeleiden.

Het communiceren van je behoeften op de lange termijn zorgt ervoor dat de site ook na de lancering aan je doelstellingen blijft voldoen. Goede internetbureaus zullen je hiervoor een Service Level Agreement (SLA) voorstellen. 

Conclusie: succes voorbereiden

Bij het schrijven van een briefing voor de ontwikkeling en realisatie van een nieuwe website of webapplicatie, draait het om duidelijkheid, precisie en samenwerking. Door het internetbedrijf een uitgebreid inzicht te geven in je  doelen, je merk en de vereisten, leg je een goede basis neer voor een succesvolle samenwerking dat een mooie oplossing levert die aansluit op je  visie. Of je nu een non-profitorganisatie bent die de betrokkenheid van donateurs wilt vergroten of een bedrijf dat conversie wilt stimuleren, een goed geschreven briefing zorgt ervoor dat je website of webapplicatie aan je  doelstellingen voldoet en je doelgroep effectief bedient.

Bureau Berg is gespecialiseerd in het helpen van organisaties om hun digitale ambities werkelijkheid te laten worden. Van strategische planning tot het eindproduct, Bureau Berg zorgt er graag voor dat je website of webapp niet alleen aansluit op je visie, maar ook meetbare resultaten oplevert.

Klaar om de volgende stap te zetten? Neem vandaag nog contact met mij op!